Система электронного документооборота выбрать
Система электронного документооборота (ЭДО) — приложение, которое обеспечивает представителям бизнеса обмен электронными юридически значимыми документами между собой. От того, насколько подходящую систему выберет та или иная компания, во многом зависит успех ее проекта по внедрению ЭДО.
При выборе системы электронного документооборота стоит обратить внимание на следующие аспекты:
- какой оператор ее разработал и поддерживает;
- сколько ваших контрагентов готовы через нее обмениваться электронными документами;
- функциональность;
- возможности интеграции с корпоративными системами компании-пользователя.
Но первое, с чем нужно хотя бы примерно определиться перед тем, как выбирать систему, это собственные потребности. То есть понять, что однозначно должна уметь ваша система ЭДО, а без чего вы согласны обойтись. Для этого нужно представлять себе объемы исходящего и входящего документооборота, какой из них вам предпочтительнее перевести в электронный вид, какой уровень защиты информации и сервиса вы бы хотели получить.
Подключиться к Диадоку
В Диадоке все входящие документы бесплатные, вне зависимости от способа работы в системе:
Начать работать в Диадоке
Оператор ЭДО
Оператор — это компания, которой вы доверяете свои документы, важную коммерческую информацию и в руки которой отдаете один из бизнес-процессов — документооборот. Конечно, хочется, чтобы оператор был надежен.
Оцените его опыт. Для этого посетите сайт компании. Как правило, там описаны наиболее интересные реализованные проекты. Дело в том, что электронный документооборот в разных отраслях имеет свои особенности. Посмотрите, имеет ли оператор достаточно опыта внедрения ЭДО в компаниях именно вашего профиля. У нашего сервиса ЭДО Контур.Диадок эта информация находится здесь.
Узнайте, на собственной технологической платформе работает оператор или нет. Иными словами, является ли он разработчиком системы ЭДО, к которой вы присматриваетесь. Если нет, то в вашем сотрудничестве появляется невидимая третья сторона — компания, которая разработала и поддерживает платформу, на которой работает данный оператор. Именно она в случае необходимости будет решать возникающие технические проблемы, но вы с ней прямого контакта иметь не будете. Что касается системы Диадок, то СКБ Контур сам является ее разработчиком. Систему поддерживает, совершенствует и обновляет целая команд профессионалов.
Ознакомьтесь с различными отраслевыми рейтингами и оцените, какое место на рынке занимает данный оператор.
Обратите внимание, в каком режиме работает техподдержка оператора, какими способами можно обратиться в нее. Посмотрите, какой номер указан: местный, федеральный, платный или бесплатный. В качестве теста на доступность и профессионализм техподдержки сделайте пробный звонок и оцените результаты: как быстро удалось дозвониться, насколько адекватным был ответ, получили ли вы помощь. В случае Диадока, в техподдержку можно написать вопрос на сайте, там же пообщаться с онлайн-консультантом или позвонить по бесплатному номер 8 800 500 10 18. Причем сделать это можно в любое время дня и ночи, так как техподдержка работает круглосуточно.
В пользу оператора говорит и его готовность заключить соглашение об уровне услуг (SLA) — документ, который закрепляет его сервисные обязательства. Во многих компаниях документооборот тесно связан с производственными процессами. Поэтому им особенно важно, чтобы в нем не происходили непредвиденные сбои. Таким компаниям нужно вовремя получать от оператора предупреждения о профилактических работах, извещения об аварийных ситуациях и четко понимать, когда система снова будет работоспособна. В SLA прописаны эти положения. Поэтому если оператор не готов оформить такой документ — это повод задуматься.
И, наконец, поинтересуйтесь уровнем защиты, который обеспечивает оператор, как при передаче электронных документов, так и при их хранении. На рынке есть компании, которые проводят независимый аудит информационной безопасности различных систем. Запросите у оператора заключение соответствующей проверки.
Контрагенты
Число контрагентов, которые готовые обмениваться с вами электронными документами через данную систему — это важный показатель, потому что от него зависит, насколько быстро и широко вы сможете внедрить ЭДО. А значит — получить наилучшие результаты от него.
Чаще всего операторы озвучивают число зарегистрированных в системе компаний. Но на этот показатель не стоит ориентироваться. Во-первых, неизвестно, какова в нем доля именно ваших контрагентов. Во-вторых, быть зарегистрированным — не значит быть готовым использовать.
Чтобы помочь потенциальным пользователям сориентироваться в ситуации, в системе Диадок действует поиск контрагентов. На сайте Диадока абсолютно любой желающий, без какой-либо регистрации в системе, может загрузить список ИНН своих партнеров и получить развернутый результат: кто из них уже имеет ящик в данной системе, кто пользуется ею для обмена документами, а кто не подключен к ней.
Также в Диадоке вы можете по всему списку контрагентов разослать приглашения к обмену электронными документами. Причем даже тем, кто не подключен к системе. В этом случае, когда они впервые войдут в Диадок, они сразу увидят приглашение от вашей компании, которое уже будет их ждать.
Конечно, развитие роуминга (обмена электронными документами между пользователями разных операторов) отчасти снижает значимость данного фактора. Но идеальным сценарием считается все-таки ЭДО через одного оператора. Это более устойчивая и стабильная цепочка, тогда как при роуминге в нее добавляется еще одно звено. Кроме того, настройка процессов в роуминге требует обычно больше времени. Тем не менее, для полноты картины обязательно стоит поинтересоваться у оператора, сколько у него действующих роуминговых соглашений.
Функциональность
Любая система, представленная на российском рынке, обеспечивает основные возможности при работе с электронными документами. К ним относится: подпись квалифицированным сертификатом электронной подписи и отправка-получение. За эту минимальную, но необходимую функциональность можно не волноваться — вы получите ее в любом случае.
Другие возможности варьируются от системы к системе.
Нужно проанализировать особенности документооборота именно вашей компании. Например, у вас преобладающий и очень объемный поток исходящих документов — стоит обратить внимание, предусмотрена ли в системе возможность массово подписывать и отправлять документы.
Если часто возникает необходимость корректировки документов — насколько удобно реализован этот механизм в системе.
Если ваша практика показывает, что тот или иной контрагент имеет привычку говорить «не получал», «потерялось» и т д., то вам пригодится возможность системы выдать документальное подтверждение времени подписи, отправки, получения или других действий с документом.
Помимо названных возможностей, функциональность Диадока включает:
- формирование электронных документов прямо в системе;
- загрузку в сервис документов из корпоративной системы;
- выбор КЭП, если их несколько, для подписи конкретного документа;
- доступ к актуальным статусам прохождения документов: получен, подписан, отказано в подписи, аннулирован и т д.;
- наличие синего штампа на печатной форме документа с информацией о времени подписи, подписанте и целостности документа;
- уведомления на e-mail о новых документах в ящике;
- сохранение и печать документов и протоколов передачи;
- аннулирование и отзыв документов;
- поиск в архиве документов по заданным параметрам;
- чат в системе для быстрого обмена сообщениями с контрагентами.
Интеграция
Системы ЭДО доступны пользователям в нескольких формах:
- веб-интерфейса;
- интеграционного решения с корпоративной учетной системой компании;
- веб-интерфейс + интеграционное решение;
- встроенные в систему интернет-отчетности.
Пользователю нужно выбрать оптимальный для себя вариант. При этом необходимо учитывать объем документооборота. Например, если речь идет об отправке и получении ограниченного числа документов в месяц, то оптимальный вариант — веб-версия системы. Чтобы работать в ней, не нужно ничего, кроме выхода в интернет.
Если компании необходимо отправлять или получать большие объемы документов, то ей понадобится интегрировать систему ЭДО со своей корпоративной учетной системой, чтобы большинство операций с документами производились автоматически. На рынке представлены интеграционные решения для самых распространенных учетных систем: 1С, Oracle, SAP, «Парус», Directum и др. Их представляют как сами операторы, так и их партнеры-интеграторы.
У Диадока есть интеграционный модуль Диадока для 1С, а также собственное решение для интеграции с SAP. Существует целый ряд вариантов для других учетных систем от партнеров-интеграторов. Команда СКБ Контур разработала несколько вариантов коннектора, с помощью которых можно интегрировать Диадок с любой учетной системой. Наконец, наиболее высокую степень автоматизации документооборота дает интеграция систем средствами программного интерфейса (API).
Если компания в первую очередь ориентирована на взаимодействие с контролирующими органами, в частности, с ФНС, то ей логично остановиться на сервисе ЭДО, объединенном с системой интернет-отчетности. Наглядный пример: Экстерн плюс Диадок. Прямо из Экстерна переходишь в Диадок, находишь там нужные документы, опись к которым система формирует сама.
Начать работать в Диадоке
